Jeg er lige vendt hjem fra et møde i København, og jeg må sige, at arrangørerne havde gjort sig enormt meget arbejde med at finde de helt rigtige mødelokaler. Det har fået mig til at tænke seriøst over, hvad der egentlig skal til for at vælge gode mødelokaler – og det viste sig hurtigt at være mere kompliceret, end jeg først forestillede mig.
Møder kræver meget mere end bare rum
Da jeg skulle planlægge det næste møde, vidste jeg godt, at jeg ønskede mig lignende rammer. Jeg opringede lederen af det arkæologiske museum i vores by – en nem løsning havde jeg troet. Museet havde nogle smukke sale, og museet kunne jo gå med til at låne os noget lokaler uden for åbningstiden. En velmenende tanke, men da jeg ringede og forklarede mine ønsker, blev hun tøvende. Hun bad mig om at være mere konkret omkring, hvad jeg havde brug for.
Jeg sendte hende derfor billeder af lokalerne fra København og foreslog, at hun kunne søge på “Mødelokaler København” for at få et bedre billede af, hvad jeg drømte om. Hun kunne nu godt se noget promising, og efter et par timer kom svaret: Det burde kunne lade sig gøre, hvis de ikke skulle flytte på museumsstykker.
Men her kom den første erkendelse: Det var ikke bare rum, vi havde brug for. Efter den første entusiasme indså jeg, at vi skulle bruge meget mere end bare borde og stole.
Faciliteter og teknisk setup
WiFi blev hurtigt en stor problemstilling – uden internetforbindelse i dag er det næsten umuligt at holde et møde. Samtidigt skulle vi kunne sætte audiovisuelt udstyr op, så vi kunne vise hinanden små præsentationer og videoer om vores projekter. Jeg skulle også spørge, om vi måtte montere whiteboards, og helt kritisk: skulle vi optage mødet på video, og hvis ja, hvor skulle vi stille kameraet op?
Det blev klart for mig, at en klassisk venue som et museum ikke nødvendigvis var designet til at være fleksibel omkring sådanne krav. Og når man giver sig til at lave ændringer i etablerede kulturrum for at få dem til at fungere som mødelokaler, bliver det ret risikabelt – både for stedet og for jer som arrangør.
En fitness-konference lærer mig om prioriteringer
En veninde af mig skulle samtidigt arrangere en stor konference om fitness og træningsmetoder. Hun var helt stresset over opgaven, og jeg forsøgte humoristisk at foreslå, at hun bare skulle leie den største gymnastiksal, hun kunne finde, og stille løbebånd op, mens deltagerne lyttede til oplæggene.
Det skulle jeg ikke have gjort. Hun blev sur og sendte mig til at søge på “konferencelokaler København” for selv at se, hvad der var realistisk. Jeg ville gøre det godt, så jeg tog det seriøst.
Kort sagt fik jeg ret ind i realiteten: En gymnastiksal med et glat, slidt trægulv i et koldt lokale var ikke en professionel ramme – selvom det teknisk kunne fungere. Samtidig må rummet heller ikke være for stort, for så blive akustikken forfærdelig, og ingen kan høre oplæggene. Men det kan heller ikke være for lille, for så føler deltagerne sig klemte hele tiden.
Systemet for at finde det rigtige sted
Det fik mig til at sætte mig ned og lave en struktureret liste over, hvad man bør kigge efter. Jeg skabte en skabelon med spalter: Navn, adresse, telefon, areal i m2, pris, fordele, ulemper – og en vigtig kategori jeg tilføjede: “Type”. Med “Type” tænkte jeg på, hvilken slags lokale der var tale om. Var det en gymnastiksal, et museum, et teater, en kælder under et parkeringshus eller et gammelt lagerrum ved havnen?
Hver lokale-type har sine fordele og ulemper. Et gammelt lagerrum kan være karakterfuldt, men måske dårlig klimakontrol. Et museum kan være smukt, men ufleksibelt med teknologi. En konferensal på et hotel er professionel og udstyret, men kan mangle personlighed.
De kritiske spørgsmål at stille
Når du evaluerer en potentiel mødelokal, er der nogle basale forhold, der skal være på plads:
- Størrelse og layout: Hvor mange mennesker skal mødes, og hvordan skal de være arrangeret? En bardisk opstilling kræver anderledes pladskrav end klasserumsformat eller en rund bord-diskussion.
- Internet og strøm: Er der pålidelig WiFi? Er der nok stikkontakter til at få jer alle koblet på?
- Audio-visuelt setup: Kan stedet levere eller tillade installation af projektorer, skærme, eller er der allerede integreret udstyr?
- Akustik: Kan alle høre hinanden ordentligt, eller skal lyd blive forstærket kunstigt?
- Fleksibilitet: Må I flytte rundt på møbler? Må I bruge tæk? Må I optage video?
- Praktiske faciliteter: Er der badeværelser, drikkevandsadgang, mulighed for at servere kaffe og snacks?
En mødelokal skal understøtte det, du vil opnå med mødet – ikke være en barriere for det.
Fra drøm til virkelighed
Efter denne proces var det helt klart for mig, at det ikke er nemt at finde egnede mødelokaler. Det kræver mere end at finde et “pænt” rum – det handler om at finde et sted, hvor teknologien fungerer, hvor akustikken tillader kommunikation, og hvor værtens attitude tillader det, du har brug for.
Jeg gav listen til min veninde som inspiration. Nogle søgninger på “Mødelokaler København” kan give gode idéer – men den egentlige arbejde handler om at stille de rigtige spørgsmål og være klar over, hvad du virkelig har brug for, før du booker noget som helst. https://mbkkursuslokaler.dk/moedelokale/
